Pangkalpinang. Bertempat di ruang rapat Pulau Ketawai, Bappeda Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKPUS) Prov. Kep. Babel mengadakan Sosialisasi Penyusunan Arsip dan Autentifikasi Arsip Sesuai Kaidah Kearsipan Pada Perangkat Daerah Prov. Kep. Babel, Selasa (12/10).
Kasubag Umum Bappeda, Sidik Cahyono berterima kasih atas kedatangan tim dari DKPUS Prov. Kep. Babel. Sidik mengharapkan tim DKPUS dapat memberikan penjelasan mengenai pengelolaan arsip kepada pegawai Bappeda Kep. Babel.
"Kami berharap sosialisasi ini membantu pengelolaan arsip yang lebih baik di Bappeda,” kata Sidik Cahyono.
Dias Fitriyanti, arsiparis dari DKPUS Prov. Kep. Babel mengatakan, pengelolaan arsip di Bappeda Prov. Kep. Babel sudah dilakukan secara sistematis sesuai klasifikasi dan pemberkasan terlihat pada saat penilaian yang dilakukan beberapa tahun yang lalu.
Arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Menurut Dias Fitriyanti, arsip perlu pengelolaan sehingga tidak menumpuk. “Arsip ini selalu tercipta dan volumenya bertambah dari waktu ke waktu, bila tidak dilakukan penyusutan, kemungkinan akan menumpuk,” katanya.
Dia melanjutkan bahwa pengurangan arsip dapat dilakukan dengan memindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan, serta pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Dias Fitriyanti menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dengan teliti harus sesuai peraturan yang berlaku. Hal ini dilakukan agar bentuk fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali lagi.
Pangkalpinang. Located in the Ketawai Island meeting room, Bappeda and the Office of Archives and Libraries (DKPUS) of Kepulauan Bangka Belitung Province held the Dissemination of Archival Arrangement and Archival Authentication in accordance with Archival Rules in Provincial Apparatuses of Bangka Belitung Province, Tuesday (12/10).
The Head of General Affairs Sub-Division of Bappeda, Sidik Cahyono, thanked the team from DKPUS Prov. Kep. Bangka Belitung. He hopes that the DKPUS team can explain the archive management to the employees in Bappeda of Bangka Belitung.
"We hope this dissemination will help better archive management in Bappeda," said Sidik Cahyono.
Dias Fitriyanti, an archivist from DKPUS said that archive management at Bappeda Prov. Kep. Babel has been carried out systematically according to the classification and filing as seen during the assessment carried out several years ago.
Archives by function are divided into two, namely dynamic archives and static archives. Dynamic archives are archives that are used directly in the activities of the archive creator and are stored for a certain period of time.
While static archives are archives created by archive creator because they have historical-use value, expired retention, and statement of permanent verified directly or indirectly by the Indonesian National Archives and/or archival institutions.
According to Dias Fitriyanti, archives need management so that they don't pile up. "Archive is always created and its volume increases from time to time, if shortening is not conducted, it is likely to accumulate," she said.
She continued that the reduction of archives can be done by moving out inactive files from the processing unit to the archive unit, submitting the static archives by archive creators to archival institutions, as well as the disposition of archives with expired retention and no longer have use-value. The reduction is carried out in accordance with statutory regulations.
Dias Fitriyanti explained that the disposition of archives must follow the applicable regulations. This is done to make the physical form and information of the archives are no longer unrecognizable.
